Assistant(e) de Direction confirmé(e) H/F
Vm10453D - Lyon
de l'annonce
VIDAL ASSOCIATES Consulting & Search, référence dans le recrutement de profils commerciaux, de spécialistes et de dirigeants en France et à l'international, recrute pour son client un(e) Assistant(e) de Direction confirmée (H/F).
Au service de la profession, BTP CFA Auvergne Rhône Alpes réunit 11 centres de formation des apprentis du BTP, répartis sur la région, et accueillant plus de 6 000 apprentis chaque année. Fort de près de 500 collaborateurs, il a pour vocation de former les jeunes de niveau CAP à Ingénieur, dans tous les métiers du Bâtiment et des Travaux Publics.
Situé à Lyon 3 et regroupant les fonctions support (Finance, Ressources Humaines, Communication, Développement), le siège accompagne la gestion et la croissance des établissements dans un contexte de forte mutation.
C'est dans ce contexte, et afin d'accompagner le Secrétaire Général de la structure que notre client recherche un(e) :
Assistant(e) de Direction confirmé(e) H/F
Poste basé à Lyon - Part Dieu (3ème arrondissement)
Sous la responsabilité directe du secrétaire général, en étroite collaboration avec l'ensemble des établissements et des Directions du siège vous avez pour mission de faciliter son action. En ce sens, vous :
- Gérez l'agenda de la Direction, préparez les réunions et les déplacements,
- Tenez à jour le calendrier de l'ensemble des instances du siège régional,
- Assurez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs,
- Assurez le relais d'information entre les interlocuteurs internes et externes,
- Rédigez et diffusez les comptes rendus de réunions et divers documents,
- Assurez la tenue à jour des registres obligatoires et des bases de données institutionnelles,
- Gérez le courrier (réception, ventilation, suivi des échéances comme des éventuelles suites à donner),
- Vérifiez et soumettez à la validation du Secrétaire Général les notes de frais (élus, collaborateurs et représentants du personnel),
- Participez à la mise en place des procédures administratives,
- Assurez le suivi de conventions, contrats et prestations,
- Etablissez les commandes de fournitures et suivez le budget,
- Assurez un reporting analytique de votre activité,
- Vous montrez force de proposition quant à toute action susceptible de faire progresser votre périmètre en particulier, comme l'organisation de façon plus générale.
- En marge de cette mission centrale, vous apportez un soutien administratif au Président ainsi qu'au Vice-Président de la structure.
Doté(e) d'une formation supérieure, vous bénéficiez d'une expérience consolidée de la fonction, vous ayant permis de développer un sens de l'organisation et de la discrétion reconnus. Intelligence relationnelle, implication, curiosité et vivacité vous permettront de rapidement vous intégrer et prendre la dimension du poste. Ecoute, initiative et esprit d'équipe contribueront à votre réussite dans la fonction. Vous maîtrisez l'outil informatique (suite office impérative, la maîtrise de logiciels spécialisés tels qu'Yparéo constituant un plus).
Cette offre d'Assistant(e) de Direction confirmé(e) (H/F) vous intéresse ?
Secteur d'activité :Formation - Enseignement
Type de contrat :CDI
Lieu de la mission :Lyon
Offre gérée par :Vidal Associates Consulting And Search
d’autres offres qui peuvent retenir votre attention
Office Assistant(e) H/F
Désigné par les Echos en 2018/2019, meilleur cabinet international in Executive Search pour la catégorie Top Management, Vidal Associates Consulting & Search, acteur de référence dans le recrutement par approche directe de cadres spécialistes et de dirigeants en France et à l'international, avec des implantations en France, Europe et au Maghreb.
Depuis 1992, notre groupe connaît une croissance importante (+30% en moyenne par an) et significative de ses activités et traite des clients prestigieux de tous les domaines d'expertise dans différentes régions.
Nous recrutons pour notre filiale MIDDLE EAST & AFRICA, un(e) :
Office Assistant(e) H/F
Poste basé à Tunis (Tunisie)
Rattaché(e) au Directeur de la filiale et travaillant en étroite collaboration avec les membres de l'équipe locale et internationale, vous êtes l'image de notre filiale, vous prenez en charge des missions polyvalentes. Vous veillez à la bonne tenue de bureau, à sa propreté et à son fonctionnement quotidien.
Recrutement :
- Elaboration des offres d'emploi pour les recrutements internes ;
- Publication des offres d'emploi sur les sites appropriés ;
- Contact avec les écoles pour avoir la liste des nouveaux diplômés ;
- Aide à la direction pour le tri, la qualification des candidatures pourvu d'un recrutement interne ;
Administration :
- Accueil téléphonique et physique des candidats et clients ;
- Rédaction des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ;
- Paiement des factures fournisseurs (Internet, Téléphonie Fixe et Portable, Eau, Electricité, Loyer, …) ;
- Prise des rendez-vous pour la direction et les consultants (déjeuner ou dîner d'affaires) ;
- Elaboration des notes de frais de déplacements des responsables ;
- Gestion des voyages des collaborateurs (billetterie, hébergement, logistique aéroport, formalités frontières…) ;
- Coordination avec les unités concernées, les interventions et opérations de maintenance (Internet, Téléphonie) ;
- Classement et archivage des documents et des courriels ;
- Gestion des achats matériels de bureau (bureautique ou ménage) ;
- Management des équipes de moyens généraux et veille au bon contrôle de la propreté de la société ;
Community Management :
- Veille marketing des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter …) ;
- Accompagnement pour assister les salons RH ou évènements écoles.
De formation supérieure.
Vous justifiez d'un stage ou une première expérience significative dans le réceptif haut de gamme acquise dans le secteur de l'hôtellerie, de l'événementiel, bureau d'ordre d'une entreprise, scolarité ou entité medicale (clinique ou medecin).
Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques bureautiques.
Qualités rédactionnelles et d'expressions orales requises en Français et en Anglais.
Bonne présentation.
Vous vous démarquez par votre grande polyvalence, une certaine agilité et de la débrouillardise.
Impliqué(e), réactif(v)e, autonome, confident(e), discipliné(e), doté(e) d'un bon esprit et orienté(e) « service » sont vos attouts pour réussir ce poste.
Afin d'étudier votre candidature avec attention, nous vous remercions de l'adresser à VIDAL ASSOCIATES Consulting & Search, en déposant votre dossier sous la référence « Vt13305F » sur notre site www.talentup.com ou par email à mea@vidal-associates.com
Vidal Associates Consulting And Search - Vt13305F - 18/04/2024 - Tunis (Tunisie)
Rattaché(e) au Directeur de la filiale et travaillant en étroite collaboration avec les membres de l'équipe locale et internationale, vous êtes l'image de notre filiale, vous prenez en charge des missions polyvalentes. Vous veillez à la bonne tenue de bureau, à sa propreté et à son fonctionnement quotidien. Recrutement : - Elaboration des offres d'emploi pour les recrutements internes ; - Publication des offres d'emploi sur les sites appropriés ; - Contact avec les écoles pour avoir la liste des nouveaux diplômés ; - Aide à la direction pour le tri, la qualification des candidatures pourvu d'un recrutement interne ; Administration : - Accueil téléphonique et physique des candidats et clients ; - Rédaction des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) ; - Paiement des factures fournisseurs (Internet, Téléphonie Fixe et Portable, Eau, Electricité, Loyer, …) ; - Prise des rendez-vous pour la direction et les consultants (déjeuner ou dîner d'affaires) ; - Elaboration des notes de frais de déplacements des responsables ; - Gestion des voyages des collaborateurs (billetterie, hébergement, logistique aéroport, formalités frontières…) ; - Coordination avec les unités concernées, les interventions et opérations de maintenance (Internet, Téléphonie) ; - Classement et archivage des documents et des courriels ; - Gestion des achats matériels de bureau (bureautique ou ménage) ; - Management des équipes de moyens généraux et veille au bon contrôle de la propreté de la société ; Community Management : - Veille marketing des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter …) ; - Accompagnement pour assister les salons RH ou évènements écoles.
protection des données personnelles - Conditions générales d'utilisation - Recrutement IT
Talentup® et Talentup.com® sont des marques déposées par KNV S.A.